1. Responsable et portée
La présente politique décrit les pratiques de F&I Studio (nom commercial; identité juridique et NEQ de l'exploitant à confirmer) concernant les renseignements personnels traités par F&I Studio, notamment dans l'application Desktop, les services infonuagiques, l'interface d'administration, l'application iPhone et les communications associées. Elle s'applique aux utilisateurs des concessionnaires et aux personnes dont les renseignements figurent dans un dossier transmis par un concessionnaire.
Responsable de la protection des renseignements personnels de F&I Studio : Marc-André Noël, 1009-7640 boulevard Marie-Victorin, Brossard, marcandrenoel@fistudio.ca, téléphone 514-554-1504. Coordonnées reprises de la politique V0.3; elles ne désignent pas le responsable d'un concessionnaire.
Chaque concessionnaire demeure responsable des finalités de collecte, de l'utilisation des renseignements de ses clients, de ses avis, consentements et obligations applicables. F&I Studio fournit et exploite l'infrastructure technologique et assume ses propres obligations concernant la sécurité, les accès techniques, le chiffrement, l'hébergement et les traitements qu'il effectue. Une entente écrite doit préciser les responsabilités et instructions de chacun. L'orientation adoptée par F&I Studio ne vaut pas approbation au nom d'un concessionnaire. Le formulaire Crédit doit présenter séparément la politique F&I Studio et celle du concessionnaire.
2. Renseignements susceptibles d'être traités
Selon les fonctions utilisées, F&I Studio peut traiter :
- les coordonnées, identifiants de compte, fonctions et concessionnaires d'appartenance des utilisateurs;
- les coordonnées et renseignements d'identification des clients d'un concessionnaire;
- les renseignements sur les véhicules, transactions, financement, crédit, produits, garanties ou assurances;
- les documents, notes, courriels et pièces jointes ajoutés au dossier;
- les journaux techniques, renseignements sur l'appareil, événements de sécurité et données nécessaires au soutien.
Certains renseignements peuvent être sensibles, notamment les renseignements financiers, de crédit ou un numéro d'assurance sociale lorsqu'il est légalement requis et strictement nécessaire. Un concessionnaire ne doit pas recueillir ni verser un renseignement sensible qui n'est pas nécessaire à une fin autorisée.
3. Sources et fins
Les renseignements proviennent principalement des utilisateurs autorisés, de leurs clients, des systèmes qu'ils choisissent de relier et des événements techniques générés par le service. Ils sont utilisés seulement pour : fournir et sécuriser le service; gérer les comptes et accès; préparer, suivre et documenter les dossiers; produire les communications demandées; fournir le soutien; respecter les obligations légales; prévenir les incidents; et améliorer le service à partir de données autorisées.
Toute utilisation secondaire incompatible, notamment la prospection, exige une base juridique et les consentements appropriés.
4. Communication, fournisseurs et transferts
Les renseignements peuvent être accessibles aux personnes autorisées du concessionnaire, au personnel autorisé de F&I Studio, et aux fournisseurs nécessaires à l'hébergement, l'authentification, l'envoi de courriels, la distribution logicielle, la sauvegarde ou le soutien. Le parcours Crédit utilise Supabase (base, authentification et fonctions serveur), Resend (courriels transactionnels) et Sites/OpenAI avec infrastructure Cloudflare (hébergement Web). Le registre des contrats, sous-traitants, lieux et délais de conservation propres aux fournisseurs reste à finaliser.
Certains fournisseurs ou systèmes peuvent traiter des renseignements hors Québec ou hors Canada. Avant un tel transfert, F&I Studio doit réaliser l'évaluation requise, documenter les mesures contractuelles et de sécurité, et confirmer que la protection demeure adéquate. La région déclarée du projet Supabase est ca-central-1, au Canada; elle ne garantit pas le lieu de tous les traitements ni des accès de soutien. La localisation exclusivement québécoise des données n'est pas promise.
5. Conservation et destruction
Les renseignements sont conservés uniquement pendant la durée nécessaire aux fins autorisées et aux obligations applicables. Pour les demandes de crédit dans F&I Studio, la durée technique adoptée est de 90 jours à partir de la création de l'invitation, et non de la soumission ou de la dernière modification. Un traitement automatique exécuté chaque minute supprime physiquement les demandes échues et leurs demandeurs, coordonnées et réponses chiffrées, consentements, événements, états de lecture et liens de copie OTP. La suppression intervient au passage suivant l'échéance, sous réserve de disponibilité.
Un gel légal documenté suspend la suppression du dossier concerné pour une obligation légale, un litige ou une demande d'exercice de droits; sa nécessité doit être revue. Les preuves de consentement sont supprimées avec la demande sauf gel justifié; aucune conservation séparée indéfinie n'est promise. Le module Crédit ne recueille actuellement ni pièces jointes ni NAS. Les fichiers et copies conservés hors de ce module par le concessionnaire suivent ses propres règles.
Les journaux internes de purge contiennent uniquement une date et un nombre de suppressions et sont conservés 90 jours. Les sauvegardes et journaux fournisseurs suivent des cycles distincts encore à confirmer; une purge de la base active ne garantit pas leur effacement immédiat. Une restauration doit réappliquer les suppressions échues et les gels applicables avant remise en service. Les durées des autres catégories et les modalités contractuelles de fin de service restent à adopter.
6. Mesures de protection
Des mesures administratives, techniques et physiques proportionnelles à la sensibilité des renseignements sont appliquées, notamment l'authentification, le contrôle des accès, la séparation entre concessionnaires, la journalisation, les sauvegardes et les procédures d'incident. Aucun système ne peut garantir une sécurité absolue.
7. Vos droits
Sous réserve de la loi et de la vérification de votre identité, vous pouvez demander l'accès ou la rectification de vos renseignements, retirer un consentement lorsque celui-ci constitue la base du traitement, déposer une plainte et exercer tout autre droit applicable, y compris la portabilité lorsque ses conditions légales sont réunies. Une demande de suppression peut être limitée par une obligation de conservation, la preuve d'une transaction ou un autre motif légal.
Adressez la demande au concessionnaire qui détient le dossier ou à marcandrenoel@fistudio.ca. Le responsable déterminera qui doit répondre et dans quel délai légal. Une décision refusant une demande sera motivée et indiquera les recours applicables. N'envoyez pas de NAS ou de copie intégrale d'une pièce d'identité dans un premier courriel.
8. Courriels et consentements
Les messages nécessaires à un compte, à la sécurité ou à une transaction sont distincts des messages commerciaux. Les communications commerciales ne doivent être envoyées qu'avec le consentement ou l'exception légalement applicable, avec l'identification et le mécanisme de désabonnement requis.
9. Témoins, appareils et personnes mineures
Les interfaces Web liées au service peuvent utiliser des mécanismes strictement nécessaires à l'authentification et à la sécurité; toute mesure analytique ou publicitaire doit être déclarée séparément avant activation. Les applications Desktop et iPhone peuvent conserver localement certaines données nécessaires au fonctionnement autorisé; leurs paramètres de conservation et d'isolation doivent être validés. Le service n'est pas destiné à recueillir sciemment des renseignements de personnes mineures, sauf contexte légalement autorisé et documenté.
10. Modifications et entrée en vigueur
La version applicable, sa date d'entrée en vigueur et les changements importants seront communiqués selon les exigences applicables. Version : 0.4 — mise à jour : 2 novembre 2026 — entrée en vigueur : non fixée, validation finale en attente.